Birden Fazla Sahiplik (Müşteri) Numarası Bulunan Başvuru Sahipleri Tek Müşteri Numarası Altında Birleştiriliyor.

Türk Patent Enstitüsü gerek kurum içi gerekse kurum dışı paydaşlara sunduğu bilgi sistemlerinin daha etkin, hızlı ve kullanıcı dostu yapılarla hizmet sunması amacıyla önümüzdeki dönemde yeni uygulama programları geliştirmeyi hedefledi.

Bu hedef doğrultusunda yapılan çalışmalar sadece teknik geliştirmelerle sınırlanmamakta, kurumsal hizmet süreçleri de günümüz ve gelecek dönem ihtiyaçları dikkate alınarak tekrar yapılandırılmaktadır.

Bu doğrultuda Türk Patent Enstitüsü, yeni kurumsal uygulamaların geliştirilmesi sürecine katkı sunacak “Sahip Birleştirme ve Sahip İşlemleri Yönetimi” adıyla yakın zaman içinde başvuru sahiplerini, vekilleri ve sistem kullanıcılarını etkileyecek bir çalışma yürütüyor.

İlgili çalışma temelde;

Mükerrer şekilde kayıt altına alınmış sahiplerin (müşterilerin) belirli kriterler çerçevesinde birleştirilerek tekil bir müşteri yapısına kavuşulması, 

TPE Patent, Markalar ve Endüstriyel Tasarımlar Daireleri ile Muhasebe Birimi tarafından oluşturulan ve bu birimler tarafından bağımsız süreçlerle yönetilen müşteri bilgilerinin kurumsal tek bir bilgi havuzunda toplanarak, TPE organizasyon yapısı içinde tek bir merkezden yürütülmesi amaçlarını taşımaktadır.

Bu kapsamda yapılan kurumsal çalışmalar ve kullanıcıların karşılaşılacağı yenilikler hakkındaki temel bilgiler 2 ayrı başlık altında aşağıda sunulmuştur.

1) Müşterilerin Birleştirilmesi İşlemleri

Enstitümüz müşteri veri tabanları, Patent, Markalar ve Endüstriyel Tasarımlar Dairesi Başkanlıkları ile Muhasebe Birimi tarafından ayrı ayrı yönetilen 1.300.000’in üzerinde müşteri kaydı içermektedir. İlgili kayıtlar incelendiğinde kurumsal organizasyon ve uygulama programları dolayısıyla aynı müşteri adına oluşturulmuş mükerrer müşteri kayıtlarının var olduğu görülecektir. Örneğin, “ABCD Limited Şirketi” tarafından yapılan bir marka ve tasarım başvurusu sonucu aynı işletme için Markalar ve Endüstriyel Tasarımlar Dairesi ile faturanın kesildiği kişiye bağlı olmak kaydıyla Muhasebe Birimi tarafından müşteri kaydı oluşturulmaktadır. Bu yönüyle esasında tek bir işletme için mükerrer müşteri kayıtları oluşturulmakta ve bunlar ayrı birimler tarafından yönetilmektedir. Müşteri birleştirme işlemleri ise, ilgili birimler tarafından ayrı ayrı yönetilen bu müşteri kayıtlarının tek bir merkezde toplanması ve mükerrer olduğu tespit edilen kayıtlar için birleştirme işlemlerinin yapılmasından oluşmaktadır.Söz konusu birleştirme işlemlerinde sayısı 1.300.000’i aşan kayıtlar tek tek incelenmekte, ad/soyad/unvan, adres, TC kimlik/vergi numarası gibi veriler dikkate alınarak müşteri birleştirme kararları alınmaktadır.

Müşteri birleştirme işlemlerinin sistematiği ve getirdikleri konusunda muhtemel soruların cevapları aşağıda yer almaktadır: 

Sahip (müşteri) birleştirme işlemleri nasıl yapılacak?

Enstitümüz veri tabanında kayıtlı yaklaşık 1.300.000’i aşan müşteri kaydı tek tek incelenmek suretiyle, birleştirilmesi uygun görülen kayıtlar bir müşteri kaydı üzerinde kurumsal bir uygulama kullanılarak birleştirilmektedir. Müşteri bilgilerinde görülen kısmi tutarsızlıklar nedeniyle (birleştirilmesi öngörülen sahiplerin adres, unvan veya TC kimlik/vergi numarası verilerinde farklılıklar içermesi) birleştirme işlemleri bazı kurallara göre yapılmaktadır. Verilerden de anlaşılacağı üzere, süreç içinde aynı işletme adına oluşturulmuş mükerrer müşteri kayıtlarının olduğu görülmektedir. İlgili kayıtların tek bir müşteri altında birleştirilmesi işlemi yapılırken unvan ve adres bilgilerinde kısmi farklılıkların olduğu ve özellikle hangi adres bilgisi kullanılarak birleştirme işlemi yapılacağı sorusu gündeme gelecektir. Enstitümüz bu tarz müşterilerde birleştirme işlemi yaparken Yönetmeliklerin ilgili maddelerinde geçen hükümler doğrultusunda, birleştirme işlemine tabi tutulacak sahiplere ait en yeni tarihli dosyada var olan adres bilgisini dikkate almakta ve birleştirme sonrası tekilleştirilen müşterinin adresini bu adres olarak tayin etmektedir.

Müşteri birleştirme işlemleri öncelikle Enstitümüz tarafından verilerin incelenmesi yoluyla resen yapılacaktır. Ancak ilerleyen süreçte ispatlayıcı bilgi ve dokümanlar sunulmak kaydıyla başvuru sahipleri veya vekiller tarafından da fiziksel veya elektronik ortamda müşteri birleştirme taleplerinin yapılmasına imkan tanınacaktır.

Bilindiği üzere TPE sahip numaraları, müşteri kaydı oluşturan 4 farklı birim tarafından bu kayıtlar oluşturulduğu anda verilmektedir. Şimdiye kadar farklı birimler tarafından farklı müşterilere aynı numaraların verilebildiği, bu sebeple farklı sahiplere ait numaralarının çakıştığı bilinmektedir. Bu yönüyle birleştirme işlemlerinde ve sonrasında sorunlarla karşılaşılmaması amacıyla TPE sahip numaralarının tamamında değişikliğe gidilecektir. Kullanıcılar yeni TPE sahip numaralarına http://online.tpe.gov.tr/client-id  linki üzerinden eski TPE sahip numaraları veya ad/soyad/firma unvanlarını kullanarak yapacakları sorgulamalar sonucu erişim sağlayabileceklerdir.

Ayrıca çalışma tamamlandığında, yerli başvuru sahipleri adına yapılacak başvurularda öncelikli veri TC kimlik/vergi numarası olacaktır. Bu yönüyle sahip bilgilerinin yönetiminin daha sağlıklı yapılması, müşterilere verilen TPE sahip numaralarının ise kullanım alanının zamanla azaltılması hedeflenmektedir

2) Adres, Unvan, Nev’i Değişikliği, Müşteri Bilgileri Güncelleme İşlemleri

Bilindiği üzere müşteri bilgileri (adres, unvan, nevî değişikliği, sahip birleştirme ve sahip bilgileri güncelleme işlemleri), müşteri kaydını oluşturan birimler tarafından yönetilmektedir. Başvuru sahipleri veya vekiller taleplerini ilgili birimlere doğrudan yapmakta ve ilgili Yönetmelik maddeleri kapsamında yapılan incelemeler sonucu müşteri bilgilerinde birimlerce değişikliğe gidilmektedir.

Müşteri birleştirme çalışmalarıyla beraber kurumsal organizasyon ve iş süreçlerinde de değişikliğe gidilmektedir. Çalışmanın hayata geçmesi ile beraber adres, unvan, nevî değişikliği ve sahip bilgileri güncelleme işlemlerinin müşteri kaydının ait olduğu birimden bağımsız olarak Enstitümüz organizasyon yapısında belirlenen bir birim tarafından yönetilmesi sağlanacaktır. Buna göre başvuru sahipleri ve vekiller;

Aynı müşteri bilgisinde değişiklik yapmak için Enstitümüzün farklı birimlerine ayrı ayrı talep iletmeyecek, yapacakları tek bir talep ile işlemlerini yürütebileceklerdir.

Farklı dairelere iletmek durumda oldukları unvan ve nev’i değişikliği talepleri ile sahip bilgilerinde yapılan hata düzeltme işlemleri için tek bir ücret ödenecektir.

2017 yılı itibariyle yapılacak Tebliğ değişikliği ile bu işlemlerin ücretsiz olarak yapılması sağlanacaktır.